Případová studie · Automatizace zakládání produktů
Jak zakládáme přes 200 nových produktů měsíčně bez ručního přepisování
Do e-shopu Jipos přibývá každý měsíc přes 200 nových produktů od desítek dodavatelů. Každý z nich dřív někdo ručně opsal z faktury, dohledal k němu fotky a napsal popis. Postavil jsem databázi produktů, která kartu složí z podkladů dodavatele sama: název, popisy, parametry, kategorii i fotky, u každé hodnoty se zdrojem. Člověk rozhoduje jen o výjimkách a o tom, kdy produkt zveřejnit.
- Klient
- Platforma
- Shoptet Premium
- Rozsah
- 442 kategorií · 248 filtračních parametrů
- Spuštěno
- září 2026
Výsledek v číslech
01 · Výchozí stav
Každý nový produkt znamenal opisování a hledání
Jipos denně vyřizuje stovky objednávek a nové zboží bere od desítek dodavatelů, většinou z Polska. Jedna dodávka přinese klidně desítky produktů, které e-shop ještě nemá. Každý z nich bylo potřeba založit ručně: opsat název a kód z faktury, přeložit polský popis, dohledat fotky na webu dodavatele, zařadit produkt do kategorie a vyplnit parametry pro filtry.
Jen značka, jednotka a tvar názvu znamenaly u faktury s 34 novinkami kolem 100 ručních oprav. Na parametry a pořádný popis pak často nedošlo: z nových produktů za 90 dní jich 48 % nemělo jediný filtrační parametr, takže je zákazník ve filtrech kategorie nenašel.
Nové produkty za 90 dní při ručním zakládání
Podíl produktů podle toho, jestli mají filtrační parametry
- S filtračními parametry52 %
- Bez filtračních parametrů48 %
02 · Jak to funguje
Od faktury dodavatele po hotovou kartu v e-shopu
-
Nabídky dodavatelů se párují s katalogem
Nabídky dodavatelů, kteří je posílají, se stahují pravidelně: sklad a ceny každý den, fotky, popisy a PDF návody jednou týdně. Každá položka se podle kódu a EAN spáruje s produktem v katalogu. Kde kód ukazuje jinam než EAN, rozhodne člověk.
-
Nový produkt z faktury nebo z chatu
Nejčastěji začíná nový produkt na faktuře od dodavatele. Faktura se přečte i s kódy, EAN a hmotností a položky, které e-shop ještě nemá, se označí jako nové. Jestli je přečtená správně, hlídá součet, kontrolní číslice EAN a porovnání s nabídkou dodavatele. Stačí ale i napsat do chatu kód a odkaz na produkt.
-
Podklady a návrh celé karty
Ke každému novému kódu se podklady najdou samy: položka z nabídky dodavatele, stránka produktu na jeho webu nebo PDF návod. Z nich vznikne za zhruba 2 minuty návrh celé karty: název ve tvaru, jaký e-shop používá, krátký a dlouhý popis ve vlastní šabloně bloků, filtrační parametry, kategorie a hmotnost. U každé hodnoty je vidět, odkud pochází.
-
Fotky bez duplicit
Z podkladů se stáhnou všechny fotky produktu. Program vyřadí duplicity, i když jde o tutéž fotku v jiném rozlišení, a k tomu bannery, loga a příliš malé obrázky. Fotky jiného modelu nebo s cizojazyčným textem pošle k rozhodnutí. Hlavní fotku navrhne sám, galerii pak doladíte na kartě produktu.
-
Kontrola výjimek a náhled dávky
Nikdo neprochází produkty jeden po druhém. Člověk dostane očíslovaný seznam výjimek: chybějící údaj, rozpor mezi podklady, novou hodnotu parametru nebo sporný kód. Odpoví na ně a zbytek přijme najednou. Před zápisem pak náhled dávky ukáže u každého pole, co je v e-shopu teď a co tam bude po zápisu.
-
Zápis do Shoptetu a zveřejnění
Po potvrzení se dávka zapíše do Shoptetu a u každé položky se ověří, že v e-shopu je to, co se posílalo. Produkt vznikne skrytý a zveřejní ho člověk, typicky po kontrole ceny a fotek. Zákazník pak vidí hotovou kartu: popis v šabloně e-shopu, obsah balení a parametry v tabulce i ve filtrech kategorie.
04 · Nabídky dodavatelů
Podklady se najdou samy
Nejlepší podklad pro novou kartu je nabídka dodavatele: nese EAN, fotky, PDF návody a často i český popis. Protože se nabídky každý den porovnají s katalogem, je u každého nového kódu z faktury hned jasné, jestli k němu podklad existuje.
Když dodavatel nabídku neposílá, najde se stránka produktu na jeho webu podle kódu. Nález platí jen tehdy, když na stránce stojí stejný kód nebo EAN jako na faktuře. Při ověření se stránka našla u 100 ze 100 produktů.
05 · Kontrola
Do e-shopu nejde nic bez náhledu
Návrh sám nic nezapíše. Zápis má vždy dva kroky: náhled dávky a potvrzení. Produkt vznikne v Shoptetu skrytý a zveřejnění je samostatný krok. Cenu, EAN ani sklad návrh nikdy nevymýšlí: nákupní cena jde z faktury, EAN jen z dokladu.
Každý zápis má záznam s původním stavem. Když se něco nepovede, vrátí se celá dávka i jeden produkt. A když někdo mezitím hodnotu v administraci upravil ručně, vrácení ji nepřepíše a upozorní na to.
Otázky k projektu
Co vás u projektu může zajímat
Píše popisy umělá inteligence?expand_more
Může se do e-shopu dostat chyba?expand_more
Potřebuji k tomu feedy od dodavatelů?expand_more
Jde to i pro úpravy stávajících produktů?expand_more
Služby a studie k projektu
Zakládáte nové produkty pořád ručně?
Projdu s vámi, odkud vám nové produkty přicházejí, a ukážu, jak by z nich vznikaly hotové karty.