Jak zautomatizovat fakturaci e-shopu

Od vystavení dokladu z objednávky přes párování plateb po elektronickou fakturu. Průvodce tím, co dnes jde zautomatizovat — a kdy přejít z vestavěné fakturace na účetní systém.

Párování dodavatelské faktury s e-shopem zblízka: marže u každé položky a její změna

Propojuju e-shop, fakturaci a banku

Míň ručního přepisování, míň chyb.

Fakturace bývá poslední ruční ostrov v jinak automatizovaném e-shopu. Většina kroků přitom dnes jde propojit.

  • Propojení e-shopu s fakturací

    Objednávka ze Shoptetu může automaticky založit daňový doklad ve fakturačním nebo účetním systému — s QR platbou, správným režimem DPH a kurzem ČNB.

  • Automatické párování plateb

    Příchozí platby z banky se spárují s fakturami podle variabilního symbolu a částky. Místo ručního odškrtávání víte hned, co je zaplacené a co po splatnosti.

  • Elektronická faktura (ISDOC, PEPPOL)

    ISDOC je český standard elektronické faktury, PEPPOL evropská síť pro jejich výměnu. U B2B a státu nabývají na významu — má smysl být připravený, ne to dohánět.

Propojení a platby

Objednávka, doklad a platba na jednom místě.

Objednávka z e-shopu může automaticky založit doklad ve fakturačním nebo účetním systému, se správným režimem DPH, QR platbou a kurzem ČNB. Příchozí platby z banky se pak spárují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, včetně částečných úhrad. Místo ručního odškrtávání ve výpisu vidíte hned, co je zaplacené a co je po splatnosti.

  • Objednávka e-shopu založí doklad se správným režimem DPH a QR platbou
  • Párování plateb z banky podle VS a částky, i částečné úhrady
  • Stav úhrady u dokladu: uhrazeno, po splatnosti, k úhradě
Pohyby na účtu ve finanční aplikaci: příjmy, výdaje, saldo a pohyby, které zbývá vysvětlit Párování podle VS a částky Co zbývá vysvětlit

Přijaté faktury

U dodavatelských faktur jde automatizace dál.

Nejvíc ruční práce bývá u přijatých faktur od dodavatelů. Tady se vyplatí jít za rámec propojení: AI vytěží data z PDF i skenu, od dodavatele a částky po splatnost, číslo účtu a variabilní symbol, a ke každému poli přidá míru jistoty. Tomu se věnuje samostatná aplikace, která na tenhle proces navazuje. Na e-shopu s nářadím s ní příjem zboží z faktury o zhruba 100 položkách do e-shopu zabere půl hodiny místo 12 hodin.

  • Vytěžení polí z PDF i z naskenované faktury přes AI
  • Míra jistoty u každého pole, takže víte, co zkontrolovat
  • PDF uložené na Google Disk po měsících
Detail příchozí faktury ve finanční aplikaci: rozpoznaná pole dokladu a míra jistoty rozpoznání Míra jistoty rozpoznání Pole vytěžená z PDF

Rozcestník · Kdy přejít dál

Kdy přejít z vestavěné fakturace na účetní systém

Vestavěná fakturace v e-shopu stačí, dokud vystavujete pár dokladů denně a nepotřebujete víc než PDF a QR platbu. Přejít na účetní systém (iDoklad, Fakturoid, Money S3, Pohoda) se vyplatí, jakmile narazíte na některý z těchto bodů:

  • DPH a víc režimů — prodáváte do EU, řešíte OSS nebo různé sazby a chcete to mít hlídané automaticky.
  • Napojení na účetní — chcete doklady předávat bez přepisování, ideálně exportem nebo přímým propojením.
  • Sklad a nákup — fakturace má sedět se skladem a plánováním nákupu.
  • Objem přijatých faktur — dostáváte desítky dodavatelských faktur měsíčně a jejich ruční zadávání bere hodiny. Tady má smysl automatizace přijatých faktur.

Sám nejsem prodejce fakturačního softwaru. Pomůžu vybrat, co dává smysl pro váš objem, a hlavně postavím napojení a automatizaci tam, kde se to ručně nedá zvládnout — typicky na straně dodavatelských faktur a párování plateb.

Přijaté faktury přitom nekončí jen v účetnictví. Z finanční aplikace jdou nákupní ceny do Shoptetu a náklady do čistého zisku v e-commerce reportu.

Od dokladu k zaúčtování

Projdeme váš objem a systémy, pak postavím napojení a automatizaci.

  1. Audit procesu

    Kolik dokladů, jaké systémy, kde je ruční práce.

  2. Propojení

    E-shop, fakturace a banka spolu mluví.

  3. Párování

    Platby se párují automaticky.

  4. Kontrola

    Sporné případy ke kontrole, zbytek projde.

  5. Provoz

    Měsíční rutina místo denního opisování.

Tomáš Khoder, Forward Deployed Engineer pro e-shopy
Praxe10+ letv e-commerce
5,0
★★★★★
16 recenzí
na Googlu

O mně · Kdo to propojuje

Tomáš Khoder.

E-shopům se věnuji přes 10 let — od kampaní přes analytiku a reporting po automatizaci procesů. Fakturaci neřeším jako prodejce softwaru, ale jako napojení, které ušetří ruční práci a chyby.

  • 10+ let praxe v e-commerce
  • Sídlo v Litoměřicích · klienti po celé ČR i SK
  • 5,0 / 5,0 ze 16 hodnocení na Googlu

Reference · Co říkají klienti

Nejlepší argumenty vám dají moji klienti.

Hodnocení chodí přímo na Google — bez editace, bez filtrů. Čtěte si to samé, co vidí každý, kdo si mě vygoogluje před první schůzkou.

5,0
★★★★★
16 recenzíprůměr 5,0 přímo na Googlu
Zobrazit všechny arrow_outward
★★★★★

Rychlá odpověď

Tomáš Khoder, Forward Deployed Engineer pro e-⁠shopy

Jak digitalizovat fakturaci e-shopu?

Digitalizace fakturace znamená nahradit ruční vystavování a přepisování dokladů propojeným procesem: objednávka v e-shopu automaticky vytvoří fakturu, platba se spáruje sama a doklad se archivuje elektronicky. U přijatých faktur od dodavatelů se data vytěží automaticky místo opisování.

Většina e-shopů začne na vestavěné fakturaci (např. v Shoptetu) a postupně přejde na účetní systém (iDoklad, Fakturoid, Money, Pohoda) kvůli DPH, skladu a napojení na účetní. Kde je objem velký, vyplatí se proces zautomatizovat, hlavně na straně přijatých faktur.

FAQ · Často kladené otázky

Otázky kolem automatizace fakturace.

Jak digitalizovat fakturaci e-shopu?expand_more
Propojením kroků, které děláte ručně. Objednávka z e-shopu založí doklad, platba se spáruje podle variabilního symbolu a doklad se archivuje elektronicky. U přijatých faktur se data vytěží automaticky — míň přepisování, míň chyb.
Co je elektronická faktura ISDOC a PEPPOL?expand_more
ISDOC je český standard strukturované e-faktury — nejen PDF, ale i data, která účetní systém přečte bez opisování. PEPPOL je evropská síť pro jejich výměnu. U veřejné správy a většího B2B na ně narazíte čím dál častěji.
Kdy přejít z vestavěné fakturace Shoptetu na účetní systém?expand_more
Jakmile potřebujete víc než PDF a QR platbu — hlídání DPH, napojení na účetní bez přepisování, vazbu na sklad nebo větší objem přijatých faktur. Do té doby vestavěná fakturace stačí.
Jak automatizovat párování plateb s fakturami?expand_more
Napojením na banku, která posílá výpis. Platby se spárují podle variabilního symbolu a částky, včetně částečných úhrad. Hned vidíte, co je zaplacené a co po splatnosti.
Vystavuje tahle automatizace faktury za mě?expand_more
Cílem není nahradit fakturační systém, ale propojit ho a doplnit, kde ruční práce bere čas. Nejsilnější je to u přijatých faktur — viz automatizace dodavatelských faktur.
Jak fakturace souvisí s reportingem a plánováním nákupu?expand_more
Doklady jsou vstup pro peníze a sklad. Když sedí, postaví se z nich report čistého zisku i plán nákupu. Bez čistých dat reporting jen odhaduje.

Kontakt · Domluvme si schůzku

Napište mi. Odpovídám obvykle do 24 hodin.

Sídlím na Mírovém náměstí v Litoměřicích — rohová budova Raiffeisenbank, 2. patro, kancelář č. 318. Úvodní konzultace je vždy zdarma a nezávazná.

Mírové náměstí, Litoměřice Khoder.cz
Mírové náměstí · Litoměřice
location_on
Adresa
Mírové náměstí 9/1
Litoměřice
call
mail
badge
IČO
17054788

Poptávka automatizace fakturace

Úvodní konzultace je vždy zdarma.

Odesláním souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

Související

Pokračujte dál

Navazující průvodci a služby. Kompletní přehled najdete v rozcestníku služeb a průvodců.

smart_toy

Automatizace finančního plánování

Přijaté faktury přes AI, párování s bankou, příjem zboží do Shoptetu a výhled hotovosti.

query_stats

Plánování nákupu od dodavatelů

Co a kdy objednat, aby nedošlo zboží — z prodejů, dodací lhůty a sezóny.

analytics

Reporting pro e-shopy

Čistý zisk po všech nákladech v jednom reportu — vč. skladu a plánovače.

Začneme

Chcete fakturaci bez ručního přepisování?

Projdeme váš proces a navrhnu, co se dá propojit a zautomatizovat. Úvodní konzultace je zdarma a nezávazná.

Případová studie Jak automatizace zkrátila příjem zboží od dodavatele z 12 hodin na půl hodiny